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Antécédents

Hockey Canada est la seule organisation régissant le hockey amateur au Canada. En collaboration avec treize associations de divisions membres, la Ligue canadienne de hockey et le Sport interuniversitaire canadien, Hockey Canada gère la programmation du hockey au Canada. La programmation du hockey comprend la prise de toutes les dispositions nécessaires en ce qui a trait aux ligues, équipes et matchs de hockey amateur, y compris la sélection et la formation des entraîneurs et des arbitres, les décisions déterminant quels joueurs peuvent participer à quels niveaux et la définition de règles et de règlements appropriés au hockey amateur. Comme partie intégrante de ses activités de programmation du hockey, Hockey Canada et ses partenaires susmentionnés sont aussi responsables de déterminer si des règlements visant les transferts s'appliquent, du dépistage, de l'évaluation du succès de certains programmes afin de pouvoir les améliorer, de faciliter les contacts en cas d'urgence, de fournir des occasions d'apprentissage et de perfectionnement, de la recherche, des produits et accessoires/services connexes et du maintien des mises à jour et des communications électroniques régulières avec les participants.

But de cette politique

Hockey Canada a créé cette politique de protection de la vie privée qui entre en vigueur le 1er janvier 2004. Cette politique décrit la façon dont Hockey Canada recueille, utilise, conserve, protège, divulgue et détruit les renseignements personnels sur les membres éventuels, les membres et d'autres personnes y compris les joueurs, les entraîneurs, les arbitres, les gérants et les bénévoles.

Cette politique décrit la façon dont Hockey Canada respectera, sous réserve des exigences légales en vigueur, toutes les exigences fédérales et provinciales pertinentes à la protection de la vie privée. La politique respecte les 10 principes de l'Association canadienne de normalisation (ACNOR) identifiés dans la loi fédérale sur la protection de la vie privée et les documents électroniques. La politique décrit chaque principe et la méthode pour la mise en œuvre de chacun. Hockey Canada travaillera à satisfaire ou à excéder les exigences des lois fédérales et provinciales et se tiendra au courant des changements survenant dans la technologie et les lois. Tous les changements seront immédiatement affichés sur le site Web de Hockey Canada.

1. Responsabilité

1.1 Hockey Canada nommera un membre de son personnel (le « responsable de la protection de la vie privée) dont les responsabilités comprendront la mise en œuvre et la supervision de la politique de Hockey Canada sur la protection de la vie privée. Le responsable de la protection de la vie privée sera responsable d'assurer la conformité de Hockey Canada aux principes de la protection de la vie privée. Cette personne sera aussi responsable de répondre aux demandes d'accès à l'information en vertu de la présente politique. Le responsable de la protection de la vie privée fera rapport au président et la responsabilité ultime des questions ayant trait à la protection de la vie privée reposera avec le Conseil d'administration de Hockey Canada. Le responsable de la protection de la vie privée peut, à sa discrétion, demander l'aide d'autres membres du personnel ou bénévoles de l'organisation. Ceci ne limitera aucunement sa responsabilité pour toute question ayant trait à la protection de la vie privée.

1.2 L'identité du responsable de la protection de la vie privée sera divulguée et mise à la disposition de tous les membres de Hockey Canada et du grand public. Le responsable de la protection de la vie privée de Hockey Canada est Glen McCurdie. Il est possible de le joindre à gmccurdie@hockeycanada.ca ou au (613) 562-5677, poste 2314.

1.3 Le responsable de la protection de la vie privée de Hockey Canada veillera à ce que Hockey Canada gère tous les renseignements personnels en sa possession conformément à la présente politique, y compris ceux qui pourraient être transférés à un tiers. Les tiers qui traitent des renseignements au nom de Hockey Canada seront liés par un contrat à respecter les normes de Hockey Canada.

1.4 Hockey Canada mettra en oeuvre des politiques internes facilitant le respect de la présente politique sur la protection de la vie privée, politiques qui ne se limiteront pas à ce qui suit :

Mesures de sécurité à tous les niveaux conçues pour protéger les renseignements personnels en sa possession

Mises en œuvre de procédures conçues pour répondre aux plaintes et aux demandes

Formation du personnel dans tous les aspects de la gestion de l'information, y compris en ce qui a trait à la connaissance de la politique de Hockey Canada sur la protection de la vie privée et des politiques et procédures développées conformément à cette politique

2. Déterminer les fins, le genre d'information recueillie et le site Web

1.Hockey Canada ne recueillera que les renseignements raisonnables nécessaires à la gestion de ses programmes de hockey. Ses politiques et procédures sur la protection de la vie privée seront accessibles à tous. De façon similaire, le processus par lequel il sera possible de questionner la conformité et le respect de Hockey Canada en ce qui a trait aux lois en vigueur sera transparent et à la disposition de tous. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de Hockey Canada. Le responsable de la protection de la vie privée de Hockey Canada est Glen McCurdie. Il est possible de le joindre à gmccurdie@hockeycanada.ca ou au (613) 562-5677, poste 2314.

1.Hockey Canada recueille des renseignements personnels auprès de membres éventuels, de membres, d'entraîneurs, de gérants, de bénévoles et de clients afin de présenter des programmes de hockey. Plus précisément :

Le nom, l'adresse et la date de naissance du joueur sont recueillis afin de déterminer si les renseignements du joueur en ce qui a trait à ses coordonnées géographiques, sa division de jeu et son niveau de jeu sont conformes aux règlements de Hockey Canada et de la division.

Des renseignements historiques sur les équipes auprès desquelles un joueur a évolué par le passé sont recueillis pour déterminer si des règlements de Hockey Canada visant les transferts s'appliquent.

Des renseignements sur le niveau d'habileté et le développement d'une personne et des rétroactions sur des programmes sont recueillis afin de mesurer le succès des programmes et assurer une meilleure planification des programmes futurs.

Des renseignements sur les parents d'un joueur comme le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique sont recueillis afin de faciliter la communication en cas d'urgence et d'assurer le respect des règlements de Hockey Canada visant la résidence.

Des renseignements sur l'éducation peuvent être recueillis afin de s'assurer du respect de tous les règlements de Hockey Canada visant la résidence.

Les adresses électroniques peuvent être recueillies afin de faciliter la communication avec les membres en ce qui a trait aux prochains événements et programmes.

Les renseignements recueillis sur le niveau d'habileté, les capacités, les coordonnées en cas d'urgence et la santé permettent à Hockey Canada de s'assurer que ses activités ont lieu dans un milieu sûr et sécuritaire.

Les renseignements personnels recueillis aux fins de l'inscription au hockey peuvent aussi être utilisés aux fins de recherches propres au hockey, y compris la recherche de type démographique, mais ne se limitent pas nécessairement à celle-ci.

Affiliés. Hockey Canada compte de nombreuses organisations qui présentent des programmes de hockey sous l'égide de Hockey Canada. La Ligue canadienne de hockey, le Sport interuniversitaire canadien et les divisions, associations et ligues provinciales et locales sont parmi ces organisations. Hockey Canada divulgue les renseignements personnels décrits au paragraphe 2.2 à toutes ces organisations afin de faciliter la programmation du hockey et d'assurer le respect des règles et des règlements.

2.3 Hockey Canada travaillera, par l'entremise de ses divisions, associations et ligues membres, à informer les candidats éventuels qui désirent s'inscrire, des fins de la collecte des données demandées au moment de l'inscription ou en les référant à son site Web au www.hockeycanada.ca. De plus, Hockey Canada travaillera à s'assurer que toutes les personnes qui recueillent les renseignements personnels savent à quoi servent ces renseignements. Tous les renseignements personnels recueillis par Hockey Canada seront conservés dans l'un de ses deux bureaux ou l'un de ses quatre centres d'excellence dont les coordonnées paraissent sur son site Web.

2.4 Hockey Canada demandera à chaque personne la permission d'utiliser toute donnée personnelle recueillie à une fin extrinsèque à ce qui a été défini ci-dessus, à moins que ladite utilisation ne soit autorisée en vertu de la loi.

2.5 Hockey Canada peut aussi utiliser des renseignements sur une personne qui a accès à des endroits protégés du www.hockeycanada.ca. Les renseignements exigés pour utiliser le site Web peuvent comprendre le nom, l'adresse, l'adresse électronique, l'âge, le sexe, les détails de paiement [et autres renseignements personnels énumérés au paragraphe 2.2]. Tous ces renseignements personnels seront traités selon les mêmes paramètres que les autres renseignements personnels recueillis par Hockey Canada par d'autres moyens. Il est toujours possible de fournir ou non les renseignements demandés dans certains domaines quoi que le fait de ne pas remplir certaines sections pourrait nuire à la capacité d'accéder à toutes les rubriques du site Web. Le site Web de Hockey Canada recueille aussi des renseignements non identifiables sur les utilisateurs comme leur adresse IP, les rubriques visitées sur le site Web et l'information téléchargée. Hockey Canada peut utiliser cette information non identifiable et la divulguer à ses fournisseurs de services à des fins d'administration du système et pour améliorer le site Web.

3. Consentement

3.1 Hockey Canada utilisera les renseignements personnels aux fins décrites à la section 2 précédente et aux paragraphes 3.2 et 3.3 ci-après. En acceptant de fournir des renseignements à Hockey Canada, la personne qui fournit les renseignements est réputée avoir consenti à ce que Hockey Canada utilise les renseignements aux fins de la programmation de hockey énumérées à la section 2 de la présente politique sur la protection de la vie privée et les divulgue à d'autres organisations associées, et ce, aux mêmes fins.

3.2 En plus d'utiliser les renseignements personnels à des fins de programmation de hockey, Hockey Canada peut, de temps à autre, vouloir utiliser le nom, l'adresse et les coordonnées d'un membre pour lui offrir des occasions de promotion, y compris fournir les renseignements aux divisions, ligues et associations de Hockey Canada et à d'autres tiers qui, de l'avis de Hockey Canada, offrent des biens et des services susceptibles d'intéresser la personne sur laquelle elle détient des renseignements personnels. Hockey Canada et tout tiers du genre peuvent communiquer avec la personne concernée pour lui faire part d'une promotion [ou pour lui transmettre d'autres communications propres au hockey ainsi que des mises à jour des renseignements relatifs aux associations, ligues ou divisions.] Hockey Canada permettra au membre de consentir à ces situations au moment du processus d'inscription. Toute personne qui a donné son consentement, mais qui désire par la suite renoncer à l'utilisation de ces renseignements, peut le faire en communiquant avec Hockey Canada de la façon décrite au paragraphe 3.4 ci-après.

3.3 Hockey Canada reconnaît que le hockey est, par sa nature, un sport de contact et que les blessures sont, dans une certaine mesure, inhérentes au jeu. Hockey Canada est d'avis que les dossiers médicaux, les antécédents médicaux et les formulaires médicaux d'une personne peuvent s'avérer utiles en cas d'urgence et, par conséquent, elle peut les demander. Bien que les membres et membres éventuels ne sont nullement obligés de fournir ces renseignements et qu'ils peuvent refuser de le faire sans aucune pénalité, Hockey Canada considérera la réception de ces renseignements comme un consentement à les utiliser par la suite en cas d'une urgence médicale.

3.4 Si en tout temps, une personne désire retirer son consentement à l'utilisation de ses renseignements à quelques fins que ce soit, elle peut le faire en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée de Hockey Canada. Hockey Canada fera de son mieux pour acquiescer à la demande dans les plus brefs délais sans pour autant diminuer les services offerts. Hockey Canada expliquera l'impact que ce retrait de consentement pourrait avoir sur les services qu'elle offre.

3.5 Hockey Canada peut recueillir des renseignements personnels sans consentement lorsqu'il est raisonnable de le faire et que cela est permis par la loi.

4. Restreindre la collecte

4.1. Tous les renseignements seront recueillis équitablement et légalement conformément aux critères définis dans la politique de Hockey Canada sur la protection de la vie privée.

4.2 Hockey Canada ne recueillera pas de renseignements de façon aléatoire. La quantité et la sorte de renseignements qu'elle recueillera seront restreintes à ce dont elle a besoin pour répondre aux fins déterminées.

4.3 Hockey Canada n'utilisera aucune forme de ruse pour obtenir des renseignements personnels de ses membres.

5. Limitation de l'utilisation, la divulgation et la rétention

5.1 Sous réserve des lois en vigueur, Hockey Canada limitera l'utilisation des renseignements personnels qu'elle recueille aux fins divulguées à la section 2, Déterminer les fins, et au paragraphe 3.2, Consentement.

5.2 Hockey Canada conservera les renseignements pour certaines périodes de temps selon le besoin. Plus précisément :

Elle conservera normalement les données recueillies lors de l'inscription pour une période de trois ans après que la personne ait quitté ses programmes dans l'éventualité où une personne choisirait de s'inscrire à nouveau aux programmes après les avoir quittés.

Les renseignements sur les parents, la famille seront normalement conservés pour la même période de trois ans après qu'un membre ait quitté les programmes.

Organisations affiliées. Hockey Canada compte de nombreuses organisations qui présentent des programmes de hockey sous l'égide de Hockey Canada. Tel que cela est expliqué dans les pages précédentes, Hockey Canada peut, de temps à autre, partager des renseignements avec ses divisions, associations et ligues afin de faciliter la programmation du hockey et d'assurer le respect des règles et des règlements.

Hockey Canada peut, de temps à autre, retenir les services de tiers pour offrir des programmes de hockey et des services techniques et de soutien, de produits de détail et de services connexes. Avant de retenir les services de ces tiers, Hockey Canada les liera par contrat à traiter les renseignements personnels conformément à la politique de Hockey Canada sur la protection de la vie privée.

Hockey Canada pourrait, à un certain moment, participer à la vente, la fusion, le transfert ou la réorganisation de ses activités. Elle pourra alors divulguer des renseignements personnels à l'autre partie en vertu d'une transaction de ce genre. Hockey Canada veillera à lier, par contrat, l'autre partie à traiter ces renseignements conformément à la politique de Hockey Canada sur la protection de la vie privée.

Hockey Canada peut divulguer les renseignements personnels à une agence gouvernementale qui a exercé son autorité légale d'obtenir les renseignements ou lorsque l'association a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles lors de l'enquête d'une activité illégale ou pour se plier aux exigences d'une citation à comparaître, d'un mandat ou d'une ordonnance délivrés par un tribunal, une personne ou un organisme ayant l'autorité de forcer la production des renseignements ou lorsque cela est autrement permis par les lois en vigueur.

Hockey Canada peut, à sa discrétion, libérer des renseignements personnels aux fins de la perception de dettes dues à Hockey Canada.

5.3 Certains documents pourraient être assujettis à des périodes de rétention prescrites par des lois fédérales ou provinciales et Hockey Canada s'engage à respecter ces périodes de rétention en tout temps.

6. Exactitude

6.1 Hockey Canada fera tout en son pouvoir pour que les renseignements qui lui sont confiés soient conservés avec exactitude. Elle veillera aux intérêts des particuliers et s'efforcera de s'assurer qu'aucune décision n'est prise pour ou à propos d'une personne en fonction de renseignements personnels erronés.

6.2 Hockey Canada ne mettra les renseignements à jour que lors d'un renouvellement, d'une inscription ou d'une mise à jour.

7. Mesures de sécurité

7.1 Des mesures de sécurité ont été mises en œuvre pour protéger les renseignements personnels contre le vol ainsi que contre tout accès, toute divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisés.

7.2 L'ampleur des mesures de sécurité utilisées sera directement liée à la nature délicate des renseignements personnels recueillis. Plus l'information est de nature délicate, plus les mesures de sécurité seront strictes.

1.Les mesures de protection et de sécurité utilisées comprendront le verrouillage des fichiers, des bureaux et des lieux d'entreposage, des contrôles sécuritaires, le principe du besoin de connaître en plus de mesures technologiques comme les mots de passe et le chiffrement, mais elles ne seront pas limitées à celles-ci.

8. Transparence

8.1 Hockey Canada divulgue publiquement les méthodes qu'elle utilise pour la manipulation des renseignements personnels. Cette information est accessible à tous par le biais de sa politique sur la protection de la vie privée, son site Web ou sur demande, en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée de Hockey Canada qui est Glen McCurdie. Il est possible de le joindre à gmccurdie@hockeycanada.ca ou au (613) 562-5677, poste 2314.

8.2 L'information disponible comprend :

le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du responsable de la protection de la vie privée de Hockey Canada;

les formulaires (ci-joints) pour accéder à ou modifier les renseignements personnels;

une description du genre de renseignements personnels recueillis par Hockey Canada et l'utilisation générale qu'elle fait de ces renseignements. Ceci comprend :

ol'information recueillie lors de l'inscription, y compris le nom, la date de naissance, l'adresse, les équipes auprès des quelles la personne a déjà joué, les renseignements médicaux et les adresses de courrier électronique;

ol'information servant au dépistage, aux occasions possibles de commandites, aux donateurs, aux anciens et l'information conservée aux fins des relations d'affaires de Hockey Canada;

§l'information qui peut être mise à la disposition des organisations affiliées, des divisions, des associations, des ligues et des tiers fournisseurs de services, conformément aux conditions de la présente politique sur la protection de la vie privée.

9. Accès individuel

9.1 Sous réserve des lois en vigueur, sur demande de la personne concernée, Hockey Canada divulguera si elle détient ou non des renseignements personnels sur une personne. Elle divulguera la source de ces renseignements sur demande et fournira un relevé des tiers à qui l'information aurait pu être divulguée.

9.2 Hockey Canada peut demander suffisamment d'information pour confirmer l'identité du demandeur avant de divulguer les renseignements personnels qu'elle détient à son sujet.

9.3 Sous réserve des lois en vigueur, Hockey Canada fera tout en son pouvoir pour transmettre cette information dans les 30 jours suivant la réception de la demande d'accès à l'information et n'exigera que des frais symboliques pour compenser les frais encourus pour fournir l'information demandée. Cette information sera fournie sous un format compréhensible déterminé au moment de la demande.

9.4 Toute information inexacte qui est signalée à Hockey Canada sera corrigée le plus rapidement possible par Hockey Canada et tout tiers concerné sera avisé des corrections apportées dans un délai raisonnable.

10. Protester la conformité

10.1 Hockey Canada a mis en œuvre des procédures pour la résolution des griefs liés à l'administration de sa politique sur la protection de la vie privée.

10.2 À la réception d'une plainte, Hockey Canada mettra à la disposition du plaignant des procédures simples et faciles d'accès en ce qui a trait aux plaintes.

10.3 Hockey Canada enquêtera sur toutes les plaintes. Si la plainte est jugée fondée, Hockey Canada prendra les mesures appropriées pour assurer la conformité et apportera les changements nécessaires à ses politiques pour assurer la conformité à l'avenir.

10.4 Toutes les plaintes doivent être transmises au responsable de la protection de la vie privée de Hockey Canada, Glen McCurdie. Il est possible de le joindre à gmccurdie@hockeycanada.ca ou au (613) 562-5677, poste 2314.

Pour plus de renseignements sur les politiques de Hockey Canada visant la vie privée et le droit d'auteur,

veuillez communiquer avec :

Glen McCurdie
Vice-président, assurances et services aux membres 
Hockey Canada
en composant le 613-562-5677, poste no 2314
gmccurdie@hockeycanada.ca